如何提交採購訂單

本文介紹了協調向 REC 基金會付款的採購訂單 (PO) 的最低內容，提供了提交採購訂單的方法，並詳細介紹如何檢查採購訂單的狀態。

必備品

• 供應商名稱：REC 基金會
• 地址： 1519 I-30 West，格林維爾，德克薩斯州 75402
• 收件人姓名
• 收件人地址（RECF 應將帳單寄至的地址）
• 送貨地址（如果與收件人地址不同）
• 美元金額
• 簽名（電子或書面）

如果缺少上述項目之一，REC 基金會會計將向 RobotEvents 帳戶持有人和/或採購訂單發送者發送電子郵件，告知他們缺少哪些項目，並要求他們更正並重新提交採購訂單。 REC 基金會可以接受多張發票的一攬子採購訂單，但上述要求仍然適用。

提交方法

採購訂單可以透過以下方式提交給會計： 

• 上傳到RobotEvents中的訂單（首選方法）
  1. 登入您的 RobotEvents.com 帳戶。
  2. 選擇選單列右側的“我的帳戶”。
  3. 從左側選單中選擇“我的訂單”。
  4. 從結果清單中選擇順序。
  5. 捲動到訂單頁面底部，然後透過上傳文件/選擇文件介面上傳採購訂單的副本。
• 發送電子郵件至 accounting@recf.org
• 傳真：214-481-6335
• 郵政郵件

加工

• 採購訂單是依照先到先得的原則處理。 採購訂單一般適用於收到後48小時內的訂單。
• 收到採購訂單並將其應用於 RobotEvents 訂單後，我們的內部網路上就會保存一份副本。 
• REC 基金會會計將透過電子郵件將發票和 W-9 副本發送給 RobotEvents 帳戶持有人及其 RobotEvents 帳戶上列出的財務聯絡人，或實際採購訂單上提供的電子郵件地址。

地位

• 當 RobotEvents 帳戶持有人建立訂單時，訂單處於「未付款」狀態。
• 一旦透過會計應用程式採購訂單，它就會更改為「PO 處理」。 它將保持這種狀態，直到收到並套用付款，然後變更為「已付款」狀態。

最佳實踐

如果採購訂單上清楚包含訂單和/或發票號碼，我們將不勝感激。 這有助於 REC 基金會會計部門將採購訂單應用到正確的訂單，而無需透過電子郵件、電話等方式取得此資訊。 這為會計部門節省了大量時間，並且可以更快地處理採購訂單！