本文介绍了协调向 REC 基金会付款的采购订单 (PO) 的最低内容,提供了提交采购订单的方法,并详细介绍了如何检查采购订单的状态。

必备品

  • 供应商名称:REC 基金会
  • 地址:1519 I-30 West,格林维尔,德克萨斯州 75402
  • 收件人姓名
  • 收件人地址(RECF 应将账单发送至的地址)
  • 送货地址(如果与收件人地址不同)
  • 美元金额
  • 签名(电子或书面)

如果缺少上述项目之一,REC 基金会会计将向 RobotEvents 账户持有人和/或采购订单发送者发送电子邮件,告知他们缺少哪些项目,并要求他们更正并重新提交采购订单。 REC 基金会可以接受多张发票的一揽子采购订单,但上述要求仍然适用。

提交方法

采购订单可以通过以下方式提交给会计: 

  • 上传到RobotEvents中的订单(首选方法)
    1. 登录您的 RobotEvents.com 帐户。
    2. 选择菜单栏右侧的“我的帐户”。
    3. 从左侧菜单中选择“我的订单”。
    4. 从结果列表中选择顺序。
    5. 滚动到订单页面底部,然后通过上传文件/选择文件界面上传采购订单的副本。
  • 发送电子邮件至 accounting@recf.org
  • 传真:214-481-6335
  • 邮政邮件

加工

  • 采购订单按照先到先得的原则处理。 采购订单一般适用于收到后48小时内的订单。
  • 收到采购订单并将其应用到 RobotEvents 订单后,我们的内部网络上就会保存一份副本。 
  • REC 基金会会计将通过电子邮件将发票和 W-9 副本发送给 RobotEvents 帐户持有人及其 RobotEvents 帐户上列出的财务联系人,或实际 PO 上提供的电子邮件地址。

地位

  • 当 RobotEvents 账户持有人创建订单时,订单处于“未付款”状态。
  • 一旦通过会计应用采购订单,它就会更改为“PO 处理”。 它将保持这种状态,直到收到并应用付款,然后更改为“已付款”状态。

最佳实践

如果采购订单上清晰地包含订单和/或发票号码,我们将不胜感激。 这有助于 REC 基金会会计部门将采购订单应用到正确的订单,而无需通过电子邮件、电话等方式获取此信息。 这为会计部门节省了大量时间,并且可以更快地处理采购订单!