Quỹ REC đánh giá cao và hỗ trợ các Đối tác sự kiện cũng như thiện chí tổ chức các sự kiện chất lượng cao cho các nhóm và sinh viên. Đối tác sự kiện phải được trao quyền đưa ra quyết định nhằm bảo vệ tính toàn vẹn của sự kiện và những người tham gia. Sử dụng các biểu mẫu và quy trình sau đây khi xác định các bước thích hợp để giải quyết vi phạm G1 (Quy tắc ứng xử) hoặc G2 (Chính sách lấy học sinh làm trung tâm) tại một sự kiện. Lưu ý rằng tất cả báo cáo phải được hoàn thành trong vòng một tuần kể từ ngày cuối cùng của sự kiện.
Báo cáo theo dõi vi phạm của nhóm
Đối tác sự kiện, Trọng tài chính hoặc Cố vấn giám khảo phải hoàn thành mẫu Báo cáo theo dõi vi phạm của Đội số để báo cáo vi phạm G1 (Quy tắc ứng xử) hoặc G2 (Chính sách lấy học sinh làm trung tâm) tại một sự kiện. Nếu việc sử dụng báo cáo tự động được liên kết ở trên không khả thi hoặc không thực tế,
Báo cáo bằng chứng bổ sung
Nhân viên sự kiện, tình nguyện viên hoặc người tham dự có thể hoàn thành mẫu Báo cáo bằng chứng bổ sung để ghi lại bằng chứng bổ sung về hành vi vi phạm G1 (Quy tắc ứng xử) hoặc G2 (Chính sách lấy học sinh làm trung tâm) tại sự kiện.
Quá trình
Cuộc họp sự kiện
Tại Cuộc họp sự kiện, hãy giải thích những điều sau đây cho tất cả những người tham dự.
- Quy tắc ứng xử, Chính sách lấy học sinh làm trung tâm và các quy tắc G1 và G2 áp dụng cho tất cả mọi người, không chỉ riêng học sinh trong nhóm.
- Cá nhân, người tham gia sự kiện và nhân viên sự kiện quan sát thấy hành vi thiếu tôn trọng hoặc thiếu văn minh phải báo cáo thông tin cùng với bất kỳ bằng chứng hình ảnh/video nào cho Đối tác sự kiện ngay lập tức.
- Quy tắc T3 nêu rõ rằng chỉ có Thành viên Đội bay mới có thể phản đối quyết định của trọng tài; người lớn không được phép can thiệp.
Trước/Trong/Sau Sự kiện
Bước 1: Khi phát hiện thấy có khả năng vi phạm Quy tắc G1 và/hoặc G2
- Cá nhân, người tham gia sự kiện và nhân viên sự kiện quan sát thấy hành vi thiếu tôn trọng hoặc thiếu văn minh phải báo cáo thông tin cùng với bất kỳ bằng chứng hình ảnh/video nào cho Đối tác sự kiện, Trọng tài chính hoặc Cố vấn giám khảo ngay lập tức.
- Mẫu Ghi chú thực địa cho Ban giám khảo sẽ được hoàn thành và nhóm giám khảo sẽ xem xét thông tin này khi đưa ra giải thưởng.
- Đối tác sự kiện, Trọng tài chính và Cố vấn giám khảo sẽ trao đổi với huấn luyện viên/người cố vấn của đội sớm nhất có thể. Cuộc họp này nên diễn ra ở nơi không có học sinh và phụ huynh.
- Đối tác sự kiện sẽ giải thích những hành động nào đã được báo cáo và nhắc nhở huấn luyện viên/người hướng dẫn rằng theo định nghĩa, hành vi vi phạm Quy tắc G1 và/hoặc G2 có thể được coi là Ảnh hưởng đến trận đấu hoặc Ảnh hưởng đến điểm số.
- Đối tác sự kiện sẽ nhắc nhở huấn luyện viên/người hướng dẫn rằng việc vi phạm nhiều lần Quy tắc G1 và/hoặc G2 có thể dẫn đến việc đội bị loại khỏi các trận đấu hiện tại hoặc sắp tới, và có khả năng là toàn bộ sự kiện.
- Đối tác sự kiện sẽ nhắc nhở huấn luyện viên/người hướng dẫn rằng việc vi phạm Quy tắc G1 và/hoặc G2 có thể ảnh hưởng đến quyền được trao giải thưởng của đội.
- Đối tác sự kiện sẽ thông báo cho huấn luyện viên/người cố vấn rằng Quỹ REC sẽ được thông báo về hành vi vi phạm Quy tắc G1 và/hoặc G2.
- Đối tác sự kiện phải thông báo cho Quản lý hỗ trợ khu vực về tình hình và theo dõi sự cố trên Báo cáo theo dõi nhóm vi phạm G1 và/hoặc G2 .
- Trọng tài chính sẽ đưa ra mức phạt vi phạm nhỏ hoặc lớn đối với đội tùy theo trường hợp.
Bước 2: Nếu vi phạm G1 và/hoặc G2 được quan sát nhiều lần
- Đối tác sự kiện, Trọng tài chính và Cố vấn giám khảo sẽ họp và đưa ra khuyến nghị về Vi phạm nghiêm trọng và có khả năng là Hủy tư cách tham gia sự kiện chính thức.
- Đối tác sự kiện phải trao đổi với Giám đốc hỗ trợ khu vực để xác định hành động phù hợp.
- Đối tác sự kiện, với sự hỗ trợ của Quỹ REC, có thể quyết định có cho phép đội đó tiếp tục tham gia Vòng tuyển chọn liên minh, Vòng loại, Vòng chung kết hay chính sự kiện đó hay không.
- Mọi nỗ lực sẽ được thực hiện để giúp đội tuyển đó hoàn thành các trận đấu vòng loại vì lợi ích tốt nhất của các đối tác liên minh của họ.
- Đối tác sự kiện sẽ cung cấp thông tin cập nhật cho Trọng tài chính và Cố vấn giám khảo về cuộc thảo luận với Quỹ REC.
- Khi quyết định đã được đưa ra, Đối tác sự kiện, Trọng tài chính và Cố vấn giám khảo sẽ trao đổi với huấn luyện viên/người cố vấn của đội và cập nhật tình hình cũng như phương án hành động sẽ được thực hiện.
- Nếu đội bị loại khỏi sự kiện, điểm kỹ năng của họ trong sự kiện đó sẽ bị xóa và không được phản ánh trên Bảng điểm kỹ năng thế giới.
- Các bên liên quan sẽ tiếp tục thêm bất kỳ quan sát bổ sung nào vào Báo cáo theo dõi của Nhóm vi phạm G1 và/hoặc G2.
Cuối cùng, sự an toàn của học sinh và mọi người tham dự là ưu tiên hàng đầu. Đối tác sự kiện không được gây nguy hiểm cho bất kỳ ai bằng cách cho phép một đội tham gia các trận đấu vòng loại có thể có hành vi đe dọa về thể chất hoặc lăng mạ bằng lời nói.
Bước 3: Sau sự kiện
- Đối tác sự kiện sẽ gửi Báo cáo theo dõi nhóm G1 và/hoặc G2, bất kể phán quyết cuối cùng là gì, cho Giám đốc hỗ trợ khu vực.
Lưu ý: Trong trường hợp Đối tác sự kiện không có mặt hoặc có vấn đề với các đội liên kết với Đối tác sự kiện, bạn nên liên hệ với Quản lý hỗ trợ khu vực.