Bài viết này mô tả nội dung tối thiểu của một đơn đặt hàng (PO) để điều phối thanh toán cho REC Foundation, cung cấp các cách gửi đơn đặt hàng và chi tiết cách kiểm tra trạng thái đơn đặt hàng của bạn.
Phải có
- Tên nhà cung cấp: Quỹ REC
- Địa chỉ: 1519 I-30 Tây, Greenville, TX 75402
- Tên người nhận
- Địa chỉ người nhận (nơi RECF sẽ gửi hóa đơn tới)
- Địa chỉ giao hàng (nếu khác với địa chỉ người nhận)
- Số tiền
- Chữ ký (điện tử hoặc văn bản)
Nếu thiếu một trong các mục trên, REC Foundation Accounting sẽ gửi email cho chủ tài khoản RobotEvents và/hoặc người gửi đơn đặt hàng, thông báo cho họ về những gì còn thiếu và yêu cầu họ sửa và gửi lại đơn đặt hàng. REC Foundation có thể chấp nhận các đơn đặt hàng chung cho nhiều hóa đơn nhưng các yêu cầu trên vẫn được áp dụng.
Phương thức nộp hồ sơ
Đơn đặt hàng có thể được gửi đến Kế toán bằng cách:
- Tải lên Đơn hàng trong RobotEvents (phương pháp ưu tiên)
- Đăng nhập vào tài khoản RobotEvents.com của bạn.
- Chọn "Tài khoản của tôi" ở bên phải thanh menu.
- Chọn "Đơn hàng của tôi" từ menu bên trái.
- Chọn thứ tự từ danh sách kết quả.
- Cuộn xuống cuối trang đặt hàng và tải lên bản sao Đơn đặt hàng của bạn thông qua giao diện Tải lên tệp / Chọn tệp.
- Gửi email tới Accounting@recf.org
- Fax: 214-481-6335
- Thư Bưu Chính
Xử lý
- Đơn đặt hàng được xử lý trên cơ sở ai đến trước được phục vụ trước. Đơn đặt hàng thường được áp dụng cho các đơn hàng trong vòng 48 giờ kể từ khi nhận được.
- Sau khi nhận được đơn đặt hàng và áp dụng cho đơn đặt hàng RobotEvents, một bản sao sẽ được lưu trên mạng nội bộ của chúng tôi.
- REC Foundation Accounting sẽ gửi hóa đơn và bản sao W-9 của chúng tôi qua email cho chủ tài khoản RobotEvents và Người liên hệ tài chính của họ được liệt kê trên tài khoản RobotEvents của họ hoặc địa chỉ email có sẵn trên PO thực tế.
Trạng thái
- Khi chủ tài khoản RobotEvents tạo đơn hàng, đơn hàng đó sẽ ở trạng thái “Chưa thanh toán”.
- Khi đơn đặt hàng đã được áp dụng bằng kế toán, nó sẽ thay đổi thành "Xử lý PO". Nó sẽ giữ nguyên như vậy cho đến khi thanh toán được nhận và áp dụng, sau đó chuyển sang trạng thái “Đã thanh toán”.
Thực hành tốt nhất
Việc có số đơn đặt hàng và/hoặc số hóa đơn được ghi rõ ràng trong đơn đặt hàng sẽ được đánh giá cao. Điều này giúp Phòng Kế toán Quỹ REC áp dụng lệnh mua vào đúng đơn hàng mà không cần phải gửi email, gọi điện,… mới có được thông tin này. Điều này giúp bộ phận Kế toán tiết kiệm rất nhiều thời gian và cho phép xử lý đơn hàng mua hàng nhanh hơn!