Як подати замовлення на купівлю

У цій статті описано мінімальний вміст замовлення на купівлю (PO) для координації платежу REC Foundation, описано способи подання замовлення на купівлю та детально описано, як перевірити статус вашого замовлення на купівлю.

Необхідно мати

• Назва постачальника: REC Foundation
• Адреса: 1519 I-30 West, Greenville, TX 75402
• Ім'я одержувача
• Адреса одержувача (куди RECF має надіслати рахунок)
• Адреса доставки (якщо відрізняється від адреси одержувача)
• Сума в доларах
• Підпис (електронний або письмовий)

Якщо один із наведених вище елементів відсутній, REC Foundation Accounting надішле електронний лист власнику облікового запису RobotEvents та/або відправнику замовлення на купівлю, повідомить їм, чого не вистачає, і попросить їх виправити та повторно надіслати замовлення на купівлю. Фонд REC може приймати загальні замовлення на купівлю для кількох рахунків-фактур, але наведені вище вимоги все ще застосовуються.

Методи подання

Замовлення на купівлю можна подати до бухгалтерії: 

• Завантаження до замовлення в RobotEvents (бажаний метод)
  1. Увійдіть у свій обліковий запис RobotEvents.com.
  2. Виберіть «Мій обліковий запис» у правій частині панелі меню.
  3. У меню зліва виберіть «Мої замовлення».
  4. Виберіть замовлення зі списку.
  5. Прокрутіть донизу сторінки замовлення та завантажте копію свого замовлення через інтерфейс «Завантажити файл / Вибрати файл».
• Надішліть електронний лист на accounting@recf.org
• Факс: 214-481-6335
• Поштова пошта

Обробка

• Замовлення на купівлю обробляються в порядку черги. Замовлення на купівлю зазвичай застосовуються до замовлень протягом 48 годин після отримання.
• Коли замовлення на купівлю отримано та застосовано до замовлення RobotEvents, його копія зберігається в нашій внутрішній мережі. 
• REC Foundation Accounting надішле рахунок-фактуру та копію нашої W-9 електронною поштою власнику облікового запису RobotEvents та його фінансовому контакту, указаному в обліковому записі RobotEvents, або на адресу електронної пошти, указану в фактичному замовлення на замовлення.

Статус

• Коли власник облікового запису RobotEvents створює замовлення, воно має статус «Неоплачено».
• Після того, як замовлення на придбання застосовано бухгалтерією, воно змінюється на «Обробка замовлення на замовлення». Він залишатиметься таким, доки платіж не буде отримано та застосовано, а потім зміниться на «Оплачено».

Кращі практики

Вітається, якщо номер замовлення та/або рахунка-фактури розбірливо вказано в замовленні на купівлю. Це допомагає відділу бухгалтерського обліку REC Foundation застосувати замовлення на купівлю до правильного замовлення без необхідності надсилати електронну пошту, телефонувати тощо, щоб отримати цю інформацію. Це значно економить час бухгалтерії та дозволяє швидше обробляти замовлення!