บทความนี้จะอธิบายเนื้อหาขั้นต่ำของใบสั่งซื้อ (PO) เพื่อประสานงานการชำระเงินให้กับ REC Foundation ระบุวิธีการส่งใบสั่งซื้อ และรายละเอียดวิธีการตรวจสอบสถานะของใบสั่งซื้อของคุณ
ต้องมี
- ชื่อผู้ขาย: มูลนิธิ REC
- ที่อยู่: 1519 I-30 West, Greenville, TX 75402
- ชื่อผู้รับ
- ที่อยู่ผู้รับ (ที่ RECF ควรส่งใบเรียกเก็บเงินไป)
- ที่อยู่สำหรับจัดส่ง (หากแตกต่างจากที่อยู่ผู้รับ)
- จำนวนเงินดอลลาร์
- ลายเซ็น (อิเล็กทรอนิกส์หรือลายลักษณ์อักษร)
หากรายการใดรายการหนึ่งข้างต้นหายไป REC Foundation Accounting จะส่งอีเมลถึงเจ้าของบัญชี RobotEvents และ/หรือผู้ส่งใบสั่งซื้อ เพื่อให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ขาดหายไป และขอให้พวกเขาแก้ไขและส่งใบสั่งซื้ออีกครั้ง REC Foundation สามารถรับใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมสำหรับใบแจ้งหนี้หลายใบได้ แต่ข้อกำหนดข้างต้นยังคงมีผลบังคับใช้
วิธีการยื่นคำร้อง
สามารถส่งใบสั่งซื้อไปยังฝ่ายบัญชีได้โดย:
- การอัปโหลดไปยังคำสั่งซื้อใน RobotEvents (วิธีที่แนะนำ)
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชี RobotEvents.com ของคุณ
- เลือก "บัญชีของฉัน" ที่ด้านขวาของแถบเมนู
- เลือก "คำสั่งซื้อของฉัน" จากเมนูด้านซ้าย
- เลือกคำสั่งซื้อจากรายการผลลัพธ์
- เลื่อนไปที่ด้านล่างของหน้าคำสั่งซื้อ และอัปโหลดสำเนาใบสั่งซื้อของคุณผ่านทางอินเทอร์เฟซอัปโหลดไฟล์ / เลือกไฟล์
- อีเมล์ไปที่ allowance@recf.org
- แฟกซ์: 214-481-6335
- ไปรษณีย์
กำลังประมวลผล
- ใบสั่งซื้อจะได้รับการประมวลผลตามลำดับก่อนหลัง โดยทั่วไปใบสั่งซื้อจะนำไปใช้กับคำสั่งซื้อภายใน 48 ชั่วโมงหลังจากได้รับ
- เมื่อได้รับใบสั่งซื้อและนำไปใช้กับคำสั่งซื้อ RobotEvents สำเนาจะถูกบันทึกไว้ในเครือข่ายภายในของเรา
- REC Foundation Accounting จะส่งอีเมลใบแจ้งหนี้และสำเนา W-9 ของเราไปยังเจ้าของบัญชี RobotEvents และผู้ติดต่อทางการเงินที่แสดงอยู่ในบัญชี RobotEvents หรือที่อยู่อีเมลที่มีอยู่ใน PO จริง
สถานะ
- เมื่อเจ้าของบัญชี RobotEvents สร้างคำสั่งซื้อ จะมีสถานะเป็น "ยังไม่ได้ชำระเงิน"
- เมื่อมีการใช้ใบสั่งซื้อโดยการบัญชีแล้ว ใบสั่งซื้อจะเปลี่ยนเป็น "การประมวลผลใบสั่งซื้อ" โดยจะคงอยู่อย่างนั้นจนกว่าจะได้รับและใช้การชำระเงิน จากนั้นจึงเปลี่ยนเป็นสถานะ "ชำระเงินแล้ว"
ปฏิบัติที่ดีที่สุด
การมีคำสั่งซื้อและ/หรือหมายเลขใบแจ้งหนี้ระบุไว้อย่างชัดเจนในใบสั่งซื้อ ช่วยให้แผนกบัญชีมูลนิธิ REC นำใบสั่งซื้อไปใช้กับคำสั่งซื้อที่ถูกต้องโดยไม่ต้องส่งอีเมล โทร ฯลฯ เพื่อรับข้อมูลนี้ ช่วยให้แผนกบัญชีประหยัดเวลาได้มากและช่วยให้ดำเนินการคำสั่งซื้อได้เร็วขึ้น!