Guia para Julgamento: Preparação e Execução do Evento

Visão geral

O processo de preparação para o julgamento precisa ser levado em consideração nas etapas iniciais do planejamento do evento. O sucesso do Julgamento em um evento requer coordenação entre o Parceiro do Evento, o Juiz Conselheiro e os Juízes voluntários. O tamanho do evento, o número de prêmios concedidos, a agenda do evento e o recrutamento de voluntários impactam o processo de julgamento.

Antes do Evento – Tarefas por Função

Parceiro do Evento

• Recrute um Juiz Conselheiro qualificado que não tenha nenhum conflito de interesse com as equipes do evento.
• Colabore com o Conselheiro de Juízes para recrutar e selecionar Juízes com bastante antecedência para garantir que haja Juízes suficientes para atender às necessidades do evento.
• Certifique-se de que haja uma sala segura e silenciosa com espaço adequado para a equipe julgadora deliberar. Somente a equipe julgadora e voluntários especificamente autorizados para o evento deverão ter acesso a esta sala.
• Conhecer e compreender as funções dos Juízes e do Juiz Conselheiro.
• Certifique-se de que a equipe de jurados tenha materiais de julgamento apropriados, incluindo pranchetas, canetas, marcadores, post-its, cópias dos documentos de julgamento atuais, como rubricas e folhas de anotações, e outros itens necessários.Estes documentos não podem ser modificados ou substituídos por versões não oficiais.

Conselheiro Juiz

• Deve ter participado ou revisado o Webinar de Treinamento de Juízes e Conselheiros de Juízes
  • Veja a lista dos próximos webinars em RobotEvents.com
• Não ter conflitos de interesse com nenhuma equipe presente no evento.
• Revise com o Parceiro do Evento os prêmios a serem oferecidos no evento.
• Trabalhe com o Parceiro do Evento para garantir que Juízes adequados sejam recrutados e confirme sua presença e conjunto de habilidades.
• Gerencie quaisquer possíveis conflitos de interesse que Juízes individuais possam ter com as equipes do evento.
• Prepare um cronograma de julgamento com base no número de equipes inscritas e na agenda do evento.
• Formule um processo claro sobre como os Diários de Competição serão coletados e julgados.
• Confirme com o parceiro do evento que a equipe de jurados terá todos os materiais e documentos de julgamento apropriados e atualizados, incluindo listas de equipes e planilhas de jogos do Operador do Gerente de Torneio do evento. Estes documentos não podem ser modificados ou substituídos por versões não oficiais.

Juiz

• Revise o vídeo e a descrição do jogo para entender os fundamentos do jogo que as equipes irão jogar.
• Comunicar quaisquer potenciais conflitos de interesse que possam ter com as equipes no evento com o Juiz Conselheiro
• Recomendamos participar e/ou revisar o Webinar de Treinamento de Juízes e Conselheiros de Juízes
  • Veja a lista dos próximos webinars em RobotEvents.com
• Familiarize-se com os materiais de julgamento atuais, incluindo documentação oficial de julgamento, rubricas e descrições de prêmios. Estes documentos não podem ser modificados ou substituídos por versões não oficiais.

Dia do Evento – Tarefas por Função

Parceiro do Evento

• Garantir que a equipe de julgamento tenha todos os materiais necessários e acesso à sala de julgamento segura
• Comunicar quaisquer alterações de horário ao Juiz Conselheiro
• Os Parceiros do Evento não podem recomendar ou atribuir prêmios julgados a qualquer equipe.Eles podem recomendar ou atribuir prêmios concedidos a indivíduos, como o Prêmio Voluntário do Ano.
• O Promotor do Evento deverá fazer uma verificação final para garantir que nenhuma equipe receba mais do que um prêmiojulgado. Se uma equipe recebeu vários prêmios de julgamento, o Parceiro do Evento deverá consultar o Juiz Conselheiro para corrigir a situação.

Conselheiro Juiz

• Revise o processo de julgamento com os Juízes antes do início do evento e responda a quaisquer perguntas que eles possam ter.
• Revise a lista de Diários de Competição enviados.
• Certifique-se de que os Juízes assinem na Folha de Check-In de Juízes Voluntários
• Juízes de grupo e atribuem a cada grupo um subconjunto de equipes para entrevistar, gerenciando possíveis conflitos de interesse. Isso pode ser feito antes do evento. Os juízes não devem ser colocados em posição de entrevistar ou deliberar sobre equipes com as quais tenham tal conflito.
• Atribua Juízes com relacionamentos pré-existentes entre si, ou com experiências semelhantes, a diferentes grupos de Juízes, para que as equipes interajam com Juízes que tenham perspectivas e experiências diferentes.
• Gerencie o tempo e garanta que os grupos de julgamento estejam acompanhando o ritmo para entrevistar todas as equipes dentro do cronograma.
• Liderar deliberações para prêmios julgados
• Colete notas de campo para os Juízes da equipe do evento antes das deliberações finais.
• Registre os resultados de todos os prêmios julgados e comunique a lista dos vencedores ao parceiro do evento e ao operador do gerente do torneio.
• Peça ao operador do Tournament Manager que imprima os roteiros de premiação a serem usados ​​na cerimônia de premiação.
• Manter a confidencialidade de quaisquer deliberações e discussões do Julgamento. As equipes não devem receber nenhum feedback do Juiz Conselheiro, nem os Parceiros do Evento devem receber informações específicas discutidas pelos Juízes, exceto para relatar violações do Código de Conduta.
• Colete todos os materiais de julgamento para garantir a confidencialidade. Após o evento, esses materiais deverão ser destruídos.
• Garantir o processo de devolução de todos os Diários de Competição às equipes, se aplicável

Juiz

• Realize uma ou mais tarefas dependendo das necessidades do evento, incluindo:
  • Avalie os Diários de Competição usando a Rubricados Diários de Competição
  • Entreviste as equipes nas áreas dos boxes e avalie usando a Rubrica Entrevista da Equipe
  • Observe as equipes em competição.
  • Entregar prêmios às equipes durante a Cerimônia de Premiação
  • Comunicar quaisquer possíveis conflitos de interesse com as equipes participantes ao Juiz Conselheiro
• Deliberar com os Juízes sob a direção do Juiz Conselheiro para designar os vencedores dos prêmios seguindo as diretrizes da documentação oficial de Julgamento.
• Entregar todas as notas e rubricas de julgamento ao Juiz Conselheiro
• Manter a confidencialidade de quaisquer deliberações e discussões do julgamento. As equipes não devem receber nenhum feedback dos Juízes além de incentivo positivo e agradecimento no final da entrevista.

Cronograma típico de evento presencial

O gráfico abaixo é um exemplo de como o processo de julgamento presencial pode funcionar em paralelo com o restante do cronograma da competição em um evento típico de um dia.

Se o Julgamento Remoto for feito, as avaliações dos Diários de Competição e/ou entrevistas iniciais da equipe serão feitas antes do evento. Veja o Guia para Julgamento: Julgamento Remoto para mais detalhes.

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