Gids voor jurering: voorbereiding en uitvoering van evenementen

Overzicht

Er moet rekening worden gehouden met het proces van voorbereiding op de jurering in de beginfase van de evenementenplanning. Voor het succes van jureren op een evenement is coördinatie nodig tussen de evenementpartner, de juryadviseur en juryvrijwilligers. De omvang van het evenement, het aantal uitgereikte prijzen, de evenementenagenda en de werving van vrijwilligers hebben allemaal invloed op het beoordelingsproces.

Voorafgaand aan evenement – ​​Taken per rol

Evenementpartner

• Rekruteer een gekwalificeerde juryadviseur die geen belangenconflicten heeft met de teams op het evenement.
• Werk samen met de juryadviseur om juryleden ruim van tevoren te werven en selecteren om ervoor te zorgen dat er voldoende juryleden zijn om aan de behoeften van het evenement te voldoen.
• Zorg ervoor dat er een veilige en rustige ruimte is met voldoende ruimte voor beraadslaging door het jurypersoneel. Alleen het jurypersoneel en specifiek geautoriseerde vrijwilligers voor het evenement mogen toegang hebben tot deze ruimte.
• Ken en begrijp de rollen van de rechters en de rechtersadviseur.
• Zorg ervoor dat het beoordelingspersoneel over het juiste beoordelingsmateriaal beschikt, waaronder klemborden, pennen, markeerstiften, plaknotities, kopieën van huidige beoordelingsdocumenten zoals rubrieken en notitiebladen, en andere benodigde items.Deze documenten kunnen niet worden gewijzigd of vervangen door niet-officiële versies.

Rechter adviseur

• Moet het trainingswebinar voor rechters en rechters hebben bijgewoond of beoordeeld
  • Bekijk de lijst met aankomende webinars op RobotEvents.com
• Zorg ervoor dat er geen belangenconflicten zijn met teams die het evenement bijwonen.
• Bespreek samen met de evenementpartner de prijzen die tijdens het evenement worden aangeboden.
• Werk samen met Event Partner om ervoor te zorgen dat er voldoende juryleden worden gerekruteerd en bevestig hun aanwezigheid en vaardigheden.
• Beheer eventuele belangenconflicten die individuele juryleden kunnen hebben met teams op het evenement.
• Stel een beoordelingsschema op op basis van het aantal geregistreerde teams en de agenda voor het evenement.
• Formuleer een duidelijk proces voor de manier waarop wedstrijdlogboeken worden verzameld en beoordeeld.
• Bevestig bij de evenementpartner dat het jurypersoneel over alle toepasselijke en actuele beoordelingsmaterialen en documenten beschikt, inclusief teamlijsten en wedstrijdformulieren van de toernooimanager van het evenement. Deze documenten kunnen niet worden gewijzigd of vervangen door niet-officiële versies.

Rechter

• Bekijk de gamevideo en de gamebeschrijving om de basisprincipes van het spel dat teams gaan spelen te begrijpen.
• Communiceer eventuele potentiële belangenconflicten die zij kunnen hebben met teams op het evenement met de rechteradviseur
• Aanbevelen om het trainingswebinar voor rechters en rechtersadviseurs bij te wonen en/of te bekijken
  • Bekijk de lijst met aankomende webinars op RobotEvents.com
• Zorg ervoor dat u bekend bent met het huidige beoordelingsmateriaal, inclusief officiële beoordelingsdocumentatie, rubrieken en prijsbeschrijvingen. Deze documenten kunnen niet worden gewijzigd of vervangen door niet-officiële versies.

Evenementdag – Taken per rol

Evenementpartner

• Zorg ervoor dat het jurypersoneel alle benodigde materialen heeft en toegang heeft tot de beveiligde jurykamer
• Geef eventuele wijzigingen in het schema door aan de rechter-adviseur
• Evenementpartners mogen geen enkel team aanbevelen of beoordeelde prijzen toekennen.Zij kunnen onderscheidingen aanbevelen of toekennen die aan personen worden toegekend, zoals de prijs Vrijwilliger van het Jaar.
• De Evenementpartner moet een laatste controle uitvoeren om er zeker van te zijn dat geen enkel team meer dan éénbeoordeelde onderscheidingkrijgt. Als aan een team meerdere juryprijzen zijn toegewezen, moet de evenementpartner de juryadviseur raadplegen om de situatie recht te zetten.

Rechter adviseur

• Neem vóór aanvang van het evenement het beoordelingsproces door met de juryleden en beantwoord eventuele vragen die ze hebben.
• Bekijk de lijst met ingediende wedstrijdlogboeken.
• Zorg ervoor dat juryleden zich aanmelden op het incheckformulier voor rechtervrijwilligers
• Groepeer rechters en wijs elke groep een subset van teams toe om te interviewen, waarbij potentiële belangenconflicten worden beheerd. Dit kan voorafgaand aan het evenement gebeuren. Rechters mogen niet in een positie worden geplaatst om interviews af te nemen of te beraadslagen voor teams waarmee zij een dergelijk conflict hebben.
• Wijs juryleden met reeds bestaande relaties met elkaar toe, of met vergelijkbare achtergronden, aan verschillende jurygroepen, zodat teams kunnen communiceren met juryleden die verschillende perspectieven en achtergronden hebben.
• Beheer de tijd en zorg ervoor dat de jurygroepen gelijke tred houden om alle teams op tijd te interviewen.
• Leid de beraadslagingen voor beoordeelde prijzen
• Verzamel veldnotities voor de juryleden van het evenementenpersoneel voorafgaand aan de definitieve beraadslagingen.
• Registreer de resultaten van alle beoordeelde prijzen en geef de lijst met prijswinnaars door aan de evenementpartner en de toernooimanager.
• Laat de toernooimanager de prijsscripts afdrukken die bij de prijsuitreiking moeten worden gebruikt.
• Handhaaf de vertrouwelijkheid van eventuele beoordelingsberaadslagingen en discussies. Teams mogen geen feedback ontvangen van de juryadviseur, noch mogen evenementpartners specifieke informatie krijgen die door juryleden wordt besproken, behalve voor het melden van overtredingen van de gedragscode.
• Verzamel al het beoordelingsmateriaal om de vertrouwelijkheid te garanderen. Na afloop van het evenement dienen deze materialen vernietigd te worden.
• Zorg voor het proces voor het retourneren van alle wedstrijdlogboeken aan teams, indien van toepassing

Rechter

• Voer een of meer taken uit, afhankelijk van de behoeften op het evenement, waaronder:
  • Evalueer wedstrijdlogboeken met behulp van de rubriek Wedstrijdlogboeken
  • Interview teams in de pitgebieden en evalueer met behulp van de Teaminterviewrubriek
  • Observeer teams in competitie.
  • Presenteer prijzen aan teams tijdens de prijsuitreiking
  • Geef eventuele belangenconflicten met de aanwezige teams door aan de rechter-adviseur
• Overleg met de juryleden onder leiding van de juryadviseur om prijswinnaars toe te wijzen volgens de richtlijnen in de officiële jurydocumentatie.
• Lever alle beoordelingsaantekeningen en rubrieken in bij de juryadviseur
• Handhaaf de vertrouwelijkheid van eventuele beoordelingsberaadslagingen en discussies. Teams mogen geen feedback van juryleden ontvangen, afgezien van positieve aanmoediging en dank aan het einde van hun interview.

Typische tijdlijn voor persoonlijke evenementen

Het onderstaande diagram is een voorbeeld van hoe het persoonlijke beoordelingsproces parallel kan verlopen met de rest van het wedstrijdschema bij een typisch eendaags evenement.

Als er op afstand wordt gejureerd, zullen evaluaties van het wedstrijdlogboek en/of de eerste teaminterviews vóór het evenement plaatsvinden. Zie de Gids voor Jureren: Jureren op afstand voor meer details.

Ga door naar het volgende gedeelte, Jureringsleidraad: Prijzen