Dit artikel beschrijft de minimale inhoud van een inkooporder (PO) om de betaling aan de REC Foundation te coördineren, biedt manieren om een inkooporder in te dienen en geeft details over hoe u de status van uw inkooporder kunt controleren.
Dingen die je moet hebben
- Naam Verkoper: Stichting REC
- Adres: 1519 I-30 West, Greenville, TX 75402
- Naam van ontvanger
- Adres van ontvanger (waar RECF de factuur naartoe moet sturen)
- Verzendadres (indien verschillend van het adres van de ontvanger)
- Bedrag in dollars
- Handtekening (elektronisch of schriftelijk)
Als een van de bovenstaande items ontbreekt, zal REC Foundation Accounting de RobotEvents-accounthouder en/of de afzender van de inkooporder een e-mail sturen, hen informeren over wat er ontbreekt en hen vragen de inkooporder te corrigeren en opnieuw in te dienen. Stichting REC kan afroeporders voor meerdere facturen accepteren, maar bovenstaande eisen blijven van toepassing.
Wijze van indiening
Inkooporders kunnen bij de boekhouding worden ingediend door:
- Uploaden naar de bestelling in RobotEvents (voorkeursmethode)
- Log in op uw RobotEvents.com-account.
- Kies "Mijn account" aan de rechterkant van de menubalk.
- Kies 'Mijn bestellingen' in het menu aan de linkerkant.
- Selecteer de bestelling uit de resulterende lijst.
- Scroll naar de onderkant van de bestelpagina en upload een kopie van uw inkooporder via de interface Bestand uploaden / Bestand kiezen.
- E-mail naar accounting@recf.org
- Fax: 214-481-6335
- Postpost
Verwerken
- Inkooporders worden verwerkt op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Inkooporders worden over het algemeen toegepast op bestellingen binnen 48 uur na ontvangst.
- Zodra een inkooporder is ontvangen en toegepast op de RobotEvents-bestelling, wordt een kopie opgeslagen op ons interne netwerk.
- REC Foundation Accounting zal de factuur en een kopie van onze W-9 e-mailen naar de RobotEvents-accounthouder en hun financiële contactpersoon vermeld op hun RobotEvents-account, of naar een e-mailadres dat beschikbaar is op de daadwerkelijke inkooporder.
Toestand
- Wanneer een RobotEvents-accounthouder een bestelling aanmaakt, heeft deze de status ‘Onbetaald’.
- Zodra de inkooporder door boekhouding is toegepast, verandert deze in 'PO-verwerking'. Dit blijft zo totdat de betaling is ontvangen en toegepast en verandert vervolgens naar de status 'Betaald'.
Beste praktijken
Het wordt op prijs gesteld dat het order- en/of factuurnummer duidelijk leesbaar op de inkooporder wordt vermeld. Dit helpt de boekhoudafdeling van de REC Foundation om de inkooporder op de juiste order toe te passen zonder dat u hoeft te e-mailen, bellen, enz. om deze informatie te verkrijgen. Hierdoor bespaart de boekhouding veel tijd en kunnen inkooporders sneller worden verwerkt!