Kā iesniegt pirkuma pasūtījumu

Šajā rakstā ir aprakstīts pirkuma pasūtījuma (PO) minimālais saturs, lai koordinētu maksājumu REC Foundation, sniegti veidi, kā iesniegt pirkuma pasūtījumu, un detalizēti aprakstīts, kā pārbaudīt pirkuma pasūtījuma statusu.

Must Haves

• Pārdevēja nosaukums: REC fonds
• Adrese: 1519 I-30 West, Greenville, TX 75402
• Saņēmēja vārds
• Saņēmēja adrese (uz kuru RECF jānosūta rēķins)
• Piegādes adrese (ja atšķiras no saņēmēja adreses)
• Dolāra summa
• Paraksts (elektronisks vai rakstisks)

Ja trūkst kāda no iepriekšminētajām vienībām, REC Foundation Accounting nosūtīs e-pasta ziņojumu RobotEvents konta īpašniekam un/vai pirkuma pasūtījuma sūtītājam, informēs viņus par to, kas trūkst, un lūgs labot un atkārtoti iesniegt pirkuma pasūtījumu. REC Foundation var pieņemt vispārējus pirkšanas pasūtījumus vairākiem rēķiniem, taču iepriekš minētās prasības joprojām ir spēkā.

Iesniegšanas metodes

Pirkuma pasūtījumus grāmatvedībā var iesniegt: 

• Augšupielāde pasūtījumam pakalpojumā RobotEvents (vēlamā metode)
  1. Piesakieties savā RobotEvents.com kontā.
  2. Izvēlņu joslas labajā pusē izvēlieties "Mans konts".
  3. Kreisās puses izvēlnē izvēlieties "Mani pasūtījumi".
  4. Atlasiet pasūtījumu no iegūtā saraksta.
  5. Ritiniet līdz pasūtījuma lapas apakšdaļai un augšupielādējiet pirkuma pasūtījuma kopiju, izmantojot saskarni Augšupielādēt failu/Izvēlēties failu.
• Nosūtiet e-pastu uz accounting@recf.org
• Fakss: 214-481-6335
• Pasta pasts

Apstrāde

• Pirkuma pasūtījumi tiek apstrādāti rindas kārtībā. Pirkuma pasūtījumi parasti tiek piemēroti pasūtījumiem 48 stundu laikā pēc saņemšanas.
• Kad pirkuma pasūtījums ir saņemts un piemērots RobotEvents pasūtījumam, tā kopija tiek saglabāta mūsu iekšējā tīklā. 
• REC Foundation Accounting nosūtīs rēķinu un mūsu W-9 kopiju pa e-pastu RobotEvents konta īpašniekam un viņa finanšu kontaktpersonai, kas norādīta viņa RobotEvents kontā, vai e-pasta adresei, kas pieejama faktiskajā PO.

Statuss

• Kad RobotEvents konta īpašnieks izveido pasūtījumu, tam ir statuss “Neapmaksāts”.
• Kad pirkuma pasūtījums ir piemērots uzskaitē, tas tiek mainīts uz “PO Apstrāde”. Tas paliks tāds, līdz maksājums būs saņemts un piemērots, un pēc tam mainīt statusu “Apmaksāts”.

Labākā pieredze

Ir vēlams, ja pasūtījuma un/vai rēķina numurs ir salasāmi iekļauts pirkuma pasūtījumā. Tas palīdz REC Foundation Grāmatvedības nodaļai piemērot pirkuma pasūtījumu pareizajam pasūtījumam, nerakstot e-pastu, zvanot utt., lai iegūtu šo informāciju. Tas ietaupa Grāmatvedības nodaļas laiku un ļauj ātrāk apstrādāt pirkuma pasūtījumus!