Kaip pateikti pirkimo užsakymą

Šiame straipsnyje aprašomas minimalus pirkimo užsakymo (PO) turinys, skirtas koordinuoti mokėjimą REC fondui, pateikiami pirkimo užsakymo pateikimo būdai ir išsamiai aprašoma, kaip patikrinti pirkimo užsakymo būseną.

Privalu turėti

• Pardavėjo pavadinimas: REC fondas
• Adresas: 1519 I-30 West, Greenville, TX 75402
• Gavėjo vardas
• Gavėjo adresas (kurį RECF turėtų siųsti sąskaitą)
• Pristatymo adresas (jei skiriasi nuo gavėjo adreso)
• Dolerio suma
• Parašas (elektroninis arba rašytinis)

Jei trūksta vieno iš aukščiau nurodytų elementų, „REC Foundation Accounting“ el. paštu išsiųs „RobotEvents“ paskyros savininkui ir (arba) pirkimo užsakymo siuntėjui, patars, ko trūksta, ir paprašys ištaisyti bei iš naujo pateikti pirkimo užsakymą. REC fondas gali priimti bendrus kelių sąskaitų faktūrų pirkimo užsakymus, tačiau pirmiau nurodyti reikalavimai vis tiek taikomi.

Pateikimo būdai

Pirkimo užsakymus Apskaitai galite pateikti: 

• Įkėlimas į užsakymą RobotEvents (pageidautinas būdas)
  1. Prisijunkite prie savo RobotEvents.com paskyros.
  2. Dešinėje meniu juostos pusėje pasirinkite „Mano paskyra“.
  3. Kairiajame meniu pasirinkite „Mano užsakymai“.
  4. Iš gauto sąrašo pasirinkite užsakymą.
  5. Slinkite į užsakymo puslapio apačią ir įkelkite pirkimo užsakymo kopiją naudodami sąsają Įkelti failą / pasirinkti failą.
• El. paštu accounting@recf.org
• Faksas: 214-481-6335
• Pašto paštas

Apdorojimas

• Pirkimo užsakymai apdorojami pirmumo tvarka. Pirkimo užsakymai paprastai taikomi užsakymams per 48 valandas nuo jų gavimo.
• Kai pirkimo užsakymas gaunamas ir taikomas RobotEvents užsakymui, kopija išsaugoma mūsų vidiniame tinkle. 
• REC Foundation Accounting sąskaitą faktūrą ir mūsų W-9 kopiją išsiųs el. paštu RobotEvents paskyros savininkui ir jo finansiniam kontaktui, nurodytam jų RobotEvents paskyroje, arba el. pašto adresu, pasiekiamu faktiniame PO.

Būsena

• Kai RobotEvents paskyros savininkas sukuria užsakymą, jo būsena yra „Neapmokėta“.
• Kai pirkimo užsakymas buvo pritaikytas apskaitoje, jis pakeičiamas į „PO apdorojimas“. Tai išliks tol, kol bus gautas ir pritaikytas mokėjimas, o tada pakeisite būseną „Sumokėta“.

Geriausia praktika

Vertiname, kad pirkimo užsakyme įskaitomai nurodytas užsakymo ir (arba) sąskaitos faktūros numeris. Tai padeda REC fondo apskaitos skyriui pritaikyti pirkimo užsakymą teisingam užsakymui ir nereikia rašyti el. paštu, skambinti ir pan., kad gautų šią informaciją. Tai sutaupo daug Buhalterinės apskaitos skyriaus laiko ir leidžia greičiau apdoroti pirkimo užsakymus!