注文書の提出方法

この記事では、REC Foundation への支払いを調整するための注文書 (PO) の最小限の内容について説明し、注文書を送信する方法と、注文書のステータスを確認する方法について詳しく説明します。

必須アイテム

• 販売者名: REC財団
• 住所: 1519 I-30 West、Greenville、TX 75402
• 受取人の名前
• 受信者のアドレス (RECF が請求書を送信する宛先)
• 配送先住所（受取人の住所と異なる場合）
• ドル金額
• 署名（電子または書面）

上記の項目のいずれかが不足している場合、REC Foundation Accounting は RobotEvents アカウント所有者および/または注文書の送信者に電子メールを送信し、何が不足しているかを通知し、注文書を修正して再送信するよう依頼します。 REC Foundation は複数の請求書の一括発注書を受け入れることができますが、上記の要件は引き続き適用されます。

提出方法

注文書は次の方法で会計部門に送信できます。 

• RobotEvents でのオーダーへのアップロード (推奨方法)
  1. RobotEvents.com アカウントにログインします。
  2. メニューバーの右側にある「マイアカウント」を選択します。
  3. 左側のメニューから「注文」を選択します。
  4. 表示されたリストから注文を選択します。
  5. 注文ページの一番下までスクロールし、ファイルのアップロード/ファイルの選択インターフェイスから注文書のコピーをアップロードします。
• 電子メールは に送信してください。
• ファックス: 214-481-6335
• 郵便

処理

• 注文書は先着順に処理されます。 発注書は通常、受信後 48 時間以内の注文に適用されます。
• 注文書が受信され、RobotEvents の注文に適用されると、コピーが内部ネットワークに保存されます。 
• REC Foundation Accounting は、RobotEvents アカウント所有者および RobotEvents アカウントに記載されている財務担当者、または実際の PO に記載されている電子メール アドレスに請求書と W-9 のコピーを電子メールで送信します。

状態

• RobotEvents アカウント所有者が注文を作成すると、その注文は「未払い」ステータスになります。
• 発注書が会計によって適用されると、「発注書処理」に変わります。 支払いが受領されて適用されるまではそのまま残り、その後「支払い済み」ステータスに変わります。

ベストプラクティス

注文書に注文番号や請求書番号をわかりやすく記載していただければ幸いです。 これにより、REC Foundation 会計部門は、電子メールや電話などでこの情報を取得することなく、注文書を正しい注文に適用することができます。 これにより、経理部門の時間が大幅に節約され、発注書をより迅速に処理できるようになります。