Come inviare un ordine di acquisto

Questo articolo descrive il contenuto minimo di un ordine di acquisto (PO) per coordinare il pagamento a REC Foundation, fornisce modalità per inviare un ordine di acquisto e spiega dettagliatamente come verificare lo stato dell'ordine di acquisto.

Must Have

• Nome del fornitore: REC Foundation
• Indirizzo: 1519 I-30 West, Greenville, TX 75402
• Nome del ricevente
• Indirizzo del destinatario (a cui RECF deve inviare la fattura)
• Indirizzo di spedizione (se diverso dall'indirizzo del destinatario)
• Importo in dollari
• Firma (elettronica o scritta)

Se uno degli elementi di cui sopra risulta mancante, REC Foundation Accounting invierà un'e-mail al titolare dell'account RobotEvents e/o al mittente dell'ordine di acquisto, avvisandoli di ciò che manca e chiedendo loro di correggere e inviare nuovamente l'ordine di acquisto. La Fondazione REC può accettare ordini di acquisto globali per più fatture, ma restano validi i requisiti di cui sopra.

Metodi di presentazione

Gli ordini di acquisto possono essere inviati alla Contabilità da: 

• Caricamento nell'ordine in RobotEvents (metodo preferito)
  1. Accedi al tuo account RobotEvents.com.
  2. Scegli "Il mio account" sul lato destro della barra dei menu.
  3. Scegli "I miei ordini" dal menu a sinistra.
  4. Seleziona l'ordine dall'elenco risultante.
  5. Scorri fino alla fine della pagina dell'ordine e carica una copia del tuo ordine d'acquisto tramite l'interfaccia Carica file/Scegli file.
• E-mail a accounting@recf.org
• Fax: 214-481-6335
• Lettera

in lavorazione

• Gli ordini di acquisto vengono elaborati in base all'ordine di arrivo. Gli ordini di acquisto vengono generalmente applicati agli ordini entro 48 ore dalla ricezione.
• Una volta ricevuto un ordine di acquisto e applicato all'ordine RobotEvents, una copia viene salvata sulla nostra rete interna. 
• REC Foundation Accounting invierà tramite e-mail la fattura e una copia del nostro W-9 al titolare dell'account RobotEvents e al relativo contatto finanziario indicato nell'account RobotEvents o a un indirizzo e-mail disponibile sull'effettivo ordine di acquisto.

Stato

• Quando il titolare di un account RobotEvents crea un ordine, si trova in uno stato "Non pagato".
• Una volta che l'ordine d'acquisto è stato applicato dalla contabilità, cambia in "Elaborazione PO". Rimarrà così finché il pagamento non sarà stato ricevuto e applicato, quindi passerà allo stato "Pagato".

Migliori pratiche

È gradito avere il numero d'ordine e/o fattura riportato in modo leggibile sull'ordine d'acquisto. Ciò aiuta il reparto contabilità della REC Foundation ad applicare l'ordine di acquisto all'ordine corretto senza dover inviare e-mail, chiamare, ecc. per ottenere queste informazioni. Ciò fa risparmiare molto tempo al reparto contabilità e consente di elaborare gli ordini di acquisto più velocemente!