Áttekintés
Az esemény jóváhagyása után a RobotEvents.com számos funkciója elérhető, amelyek segítenek a csapatokkal való kommunikációban, a versenytermékek megrendelésében, az esemény regisztrációs díjainak megtekintésében és az esemény regisztrált csapatlistájának kezelésében.
EP műszerfal
Az EP Dashboard a központi hely a közzétett események kezeléséhez, az EP-kedvezmények megtekintéséhez és az EP-ellenőrzések megtekintéséhez. Az EP Dashboard a Robot Events rendszergazdai hivatkozásán keresztül érhető el.
Eseményének megtalálása
Az EP-irányítópult tetején található a közzétett események listája. Ezzel gyorsan és egyszerűen megtekintheti az esemény nevét, dátumát, csapatregisztrációs állapotát és a várólistán szereplő csapatok számát. A Műveletek területen válassza a Szerkesztés lehetőséget az esemény kezeléséhez, vagy válassza a Megtekintés lehetőséget az eseményinformációk előnézetének megtekintéséhez.
Az aktuális szezon eseményei az esemény dátuma után egy hétig megjelennek az EP irányítópultján. Ezt követően az Események menüben található keresési szűrők segítségével érheti el a múltbeli eseményeket.
EP-ellenőrzések
Amikor a csapatok befizetik az esemény regisztrációs díját a RobotEvents.com oldalon, a REC Alapítvány havonta konszolidálja ezeket az alapokat, és csekket küld az EP-nek. A csekk tartalmazni fogja az előző hónapban kapott összeget, mínusz a csapatonkénti 5 dolláros robotesemény feldolgozási díjával.
Példa:
- Januárban öt csapatverseny regisztrációs díjat fizettek be, az esemény regisztrációs díja csapatonként 55 dollár volt. Az EP-nek februárban egy csekket küldenek, összesen 250 dollárért.
- Csapat regisztrációs díjak: (5) x 55 USD = 275 USD
- Robotesemények feldolgozási díja: (5) x 5 USD = 25 USD
- Nettó összeg: 275 USD – 25 USD = 250 USD
A kiosztott csekkeket az EP irányítópultjának alján tekintheti meg. Minden kiosztott csekk tartalmazza a kedvezményezett nevét, a csekk teljes összegét, az eseménykódo(ka)t, az esemény nevét és a csekken szereplő csapatszámokat minden egyes eseményhez.
Hasznos tanácsok:
- Ha kérdése van az EP-kifizetésekkel kapcsolatban, forduljon RSM-hez vagy a REC Alapítvány számviteli osztályához a következő címen: accounting@recf.org.
- Az esemény előtt és után Önnek küldött pénzösszegeket rendszeresen egyeztetni kell a Regisztrált csapat listán szereplő fizetési állapot információval.
Eseménypartner Q&A
A RobotEvents.com integrált EP Q&A fórummal rendelkezik, amely a keresés menü alatt található EP Dashboardon keresztül érhető el. Az EP-k kérdéseket tehetnek fel a fórumon, és válaszolhatnak a bejegyzés szálaira. A kérdéseket a REC Alapítvány képviselője is figyelemmel kíséri és rendszeresen megválaszolja, a jóváhagyott válaszokat pedig zöld pipával jelöli. Arra bátorítjuk az EP-ket, hogy tegyenek fel kérdéseket ezen a fórumon, és lépjenek kapcsolatba a közösség más EP-jeivel.
Termékek
Az EP-k megvásárolhatják az Aerial Drone Competition termékeket a RobotEvents.com oldalon az EP-irányítópultjukon. Ezek a termékek drónokat, dróntokokat és tartalék drón alkatrészeket tartalmaznak. A programtermékek részhez is hozzáférhet a RobotEvents.com nyilvános oldalán, ahol trófeákat, játékelemeket, drónokat, dróntokokat és pótalkatrészeket vásárolhat.
Regisztrált csapatok
Miután az esemény megnyílt a csapatok regisztrációjára, a Regisztrált csapatok listája megtekinthető, hogy figyelemmel kísérhesse az esemény kapacitását és a csapat fizetési állapotát. A Regisztrált csapatok listája kétféleképpen érhető el.
- Az EP-irányítópulton válassza ki a regisztrált csapatok számát, amely kék számként jelenik meg az esemény kapacitásához képest.
- Az esemény adminisztrátori nézetében válassza a Regisztrált csapatok lehetőséget a jobb oldali menüből.
A regisztrált csapatokkal kapcsolatos információk eléréséhez, beleértve a kapcsolatfelvételi adatokat, válassza a "Regisztrált csapat jelentésének letöltése" lehetőséget.
Csapat fizetési állapota
Az egyes regisztrált csapatok fizetési státusza a Regisztrált csapatok lista Fizetett állapota oszlopában található. A fizetési állapot kategóriái a következők:
| Fizetve éééé/hh/nn | Az EP a következő havi számlázási ciklusban várhatóan megkapja ezt a kifizetést (az 5 dolláros díj levonásával). |
| Ki nem fizetett (függőben) | Az EP-nek emlékeztetnie kell a csapatot, hogy töltsenek fel PO-t, fizessenek hitelkártyával, vagy fizessenek közvetlenül a versenyen. |
| PO feldolgozás | Ebben az esetben a megrendelést benyújtották, de a kifizetés nem érkezett meg a RECF-hez. Előfordulhat, hogy az EP-nek emlékeztetnie kell a csoportot, hogy lépjen kapcsolatba a pénzügyi kapcsolattartóval a csekk postázása érdekében. |
| Fizetettnek **** jelölve, éééé/hh/nn | Az EP megjelölheti saját csapatait fizetettnek, valamint azokat a csapatokat, amelyek a helyszínen fizetnek, vagy amikor megállapodást kötöttek, mezők kölcsönzésével, önkéntesek biztosításával stb. |
Fizetetlen csapatok a szervezetén kívül
Ha nem fizetett (függőben) státuszú csapatokat észlel, javasoljuk, hogy lépjen kapcsolatba velük, hogy megtudja, mikor fejezik be a fizetési folyamatot. Az esemény regisztrációs díja a regisztrációkor esedékes, és a kezdeti kijelentkezéskor fizetendő. Ha problémákat tapasztal az esemény regisztrációját végrehajtó csapattal, forduljon RSM-hez. Egyes esetekben az RSM fizetési határidőre vonatkozó szabályzatot javasolhat az Ön régiójában.
Azok a csapatok, amelyek az esemény napján Fizetetlen (függőben) státuszúak, csak az EP döntése alapján vehetnek részt, és az EP a helyszínen fizetést kérhet. Egyes EP-k egy bizonyos időpontban eltávolítják a ki nem fizetett csapatokat, és helyettesítik őket a várólista csapataival. Ezt a folyamatot fel kell tüntetni az esemény Általános információk lapján, és szerepelnie kell a regisztrációt követően a csapatoknak küldött automatikus e-mailben.
Ne feledje, hogy egyes csapatok olyan iskolák vagy más szervezetek részei, amelyeknél előfordulhat, hogy a kifizetések végrehajtása késik. Arra kérjük az EP-ket, hogy a saját megítélésüket és a körülmények összességét figyelembe véve döntsenek arról, hogy engedélyezik-e a nem fizetett versenyt. A csapatokkal való korai és gyakori kommunikáció a kulcsa annak, hogy ne legyenek félreértések.
Ha egy EP engedélyezi, hogy egy nem fizetett csapat versenyezzen egy eseményen, sem az RSM, sem a RECF nem felelős azért, hogy az EP nevében fizetést kérjen.
Csapatok az Ön szervezetéből
Az EP-k regisztrálhatják saját csapataikat, és elengedhetik a regisztrációs díjat, mivel a pénzeszközök visszakerülnek a fogadó szervezethez. Amikor csapatokat regisztrál szervezetükből, válassza a Fizetés később opciót a Check-out folyamatban. Ezután lépjen a Regisztrált csapatok listára, és válassza a Megjelölés Fizetettként lehetőséget a megfelelő csapatoknál. Ezzel nullázza az adott csapat rendelési számláját. Ezt a módszert a szervezeten kívüli csapatok is használhatják, ha beleegyezik, hogy elengedi az esemény díját, ha mezőket vagy önkénteseket biztosítanak.
Csapatok manuális hozzáadása
A legtöbb csapat az eseményoldalon keresztül regisztrál, de bizonyos esetekben az EP-k manuálisan is hozzáadhatnak csapatokat az eseményhez.
| Forgatókönyvek csapatok manuális hozzáadásához | Az RSM jóváhagyását igénylő forgatókönyvek |
|
|
Csapat manuális hozzáadásához lépjen a Regisztrált csapatok listájára, és válassza a zöld + Csapat hozzáadása gombot. Csapat manuális hozzáadásakor pontosan meg kell adnia a csapat számát, beleértve az alapszámot és a betű utótagját. Az eseménypartner csak akkor vehet fel csapatot egy eseményhez az Early Bird során, ha az adott csapat elsődleges edzője.
Várólista
A csapatok felvehetik magukat egy esemény várólistájára, amíg az esemény regisztrációs időszaka nyitva van az esemény Várólista lapján. A csapatok több okból is dönthetnek úgy, hogy felveszik magukat egy esemény várólistájára, többek között:
- Elértük a rendezvény kapacitását
- Az Early Bird Regisztrációs időszak alatt nem regisztrálhatnak
- Érdekelnek egy meghívásos eseményen vagy Ligában való részvétel iránt
- A rendezvény minősítést igényel
A csapatok nem automatikusan felkerülnek az eseményre a várólistáról bármilyen körülmény esetén. Ehelyett az EP adott esetben meghívhat csapatokat az eseményre a várólistáról. A várólista csapatok meghívása az EP mérlegelési jogkörébe tartozik, ha nem sértenek más irányelveket. Ha nem biztos abban, hogy mely csapatokat hívja meg a várólistáról, lépjen kapcsolatba az RSM-vel. Annak meghatározásakor, hogy kit vegyen fel a várólistáról, a csapatokat rendezni kell, és elsőbbséget kell adni 1) azon események száma szerint, amelyekre regisztráltak (a legkisebbtől a legnagyobbig), majd 2) a csapat Várólistára való felvételének dátuma szerint. Ez az RSM-mel együttműködve történik. A várólistát az EP az esemény adminisztrátori nézetéből érheti el és kezelheti a jobb oldali menüben.
Legjobb gyakorlat: Ha egy EP csapatot szeretne hozzáadni az eseményhez a várólistáról, az EP-nek először fel kell vennie a kapcsolatot a csapat elsődleges edzőjével, és meg kell győződnie arról, hogy részt tudnak venni. Ez megakadályozza, hogy az EP olyan eseménymeghívókat küldjön, amelyeket esetleg nem fogad el.
Hasznos tipp: Ha az esemény Early Bird regisztrációval rendelkezik, és a csapatok ezen időszak alatt felveszik magukat a várólistára, akkor a normál regisztráció megkezdése után nem kerülnek automatikusan az eseményre. A csapatoknak vissza kell térniük az esemény oldalára, és be kell fejezniük az esemény regisztrációs folyamatát, ha az esemény kapacitását nem érték el.
Hozzájárulási/résztvevői felmondási űrlapok
A csapat minden résztvevőjének (játékosoknak, edzőknek és mentoroknak) az esemény előtt online ki kell töltenie egy résztvevői elengedési űrlapot (más néven beleegyezési űrlapot). Az online kitöltést követően az űrlap automatikusan alkalmazásra kerül minden hivatalos REC Foundation eseményre, amelyre a csapat regisztrál az aktuális szezonban.
További információ a résztvevői felmentési űrlapokról ebben a cikkben. A REC alapítvány részvételi nyilatkozatának linkjei elérhetők itt.
Az eseményen részt vevő csapattagok kitöltött résztvevői űrlapjait az esemény adminisztrátori nézetéből ellenőrizheti a jobb oldali menüben. A kitöltött hozzájárulási űrlapok listáját tartalmazó letölthető CSV-fájl ezen a Beleegyezési űrlapok eseményoldalon érhető el.
Eseményinformációk frissítése
Időnként szükség lehet az esemény közzétételének módosítására, például a napirend finomhangolására vagy a díjak hozzáadására. Ez egyszerűen megtehető az esemény szerkesztésével. Az esemény jóváhagyása után továbbra is frissíthet és további részleteket adhat hozzá, de ügyeljen arra, hogy minden változást közöljön a regisztrált csapatokkal és az RSM-vel. Az esemény jóváhagyása és közzététele után csak az Ön RSM-je módosíthatja a következő elemeket:
- Kapacitásnövekedés több mint 20%-kal
- Regisztráció nyitási, zárási és megjelenési dátumok
- Minősítő díjak
E-mail küldése a regisztrált csapatoknak
Amikor egy csapat regisztrál az eseményére, megkapja azt az automatikus e-mailt, amelyet a Kapcsolatfelvételi adatok → Eseményregisztrációs e-mail törzse alatt hozott létre. Ahogy közeledik az esemény dátuma, célszerű e-mailben küldeni a csapatoknak az esemény konkrét részleteit, beleértve a campus térképét, a parkolási utasításokat, az esemény menetrendjét, az ebédlehetőségeket és a betöltendő önkéntesek listáját.
Néhány általános kommunikációs elem:
- Csapatokhoz intézett segítségkérés önkéntesek vagy felszerelés biztosításához az eseményhez.
- Élelmiszer-előrendelés és csapatinformációk kérése (például az egyes csapatok által elhozandó személyek száma, ami segít megbecsülni, hogy hány koncessziós kellékre van szükség).
- Információk a csapatoknak, például napirend és engedmények menü.
- Útmutató a parkolóhelyekhez, valamint a parkolási szabályok és szabályok.
- Kéri, hogy a ki nem fizetett csapatok koordinálják a fizetésüket.
- Időjárással kapcsolatos késések vagy lemondások.
- Barátságos emlékeztető a magatartási kódexről és a diákközpontú szabályzatról.
- Barátságos emlékeztető az „Ajtók nyitvatartási idejéről” & bármilyen helyszínspecifikus szabályzatról.
A csapatok elérhetőségi adatainak eléréséhez válassza a Regisztrált csapatok lehetőséget. Válassza az Összes bejegyzés megjelenítése lehetőséget, majd kattintson a Regisztrációs jelentés letöltése CSV-ként hivatkozásra. Az elsődleges edző e-mail-címei az eredményül kapott táblázatban érhetők el. Amikor csapatoknak küld e-mailt, használja a Blind Carbon Copy (BCC) funkciót az e-mail alkalmazásban. A BCC lehetővé teszi, hogy több embernek küldjön üzenetet anélkül, hogy felfedné mások számára a névjegyek listáját, és védi a címzettek magánéletét. Amikor egy kapcsolattartó válaszol az e-mailre, csak Ön fogja látni azt az e-mailt. Ez segít megakadályozni, hogy az emberek „mindenkinek válaszoljanak” a szelektív kommunikáció helyett.
A csapatok kapcsolatfelvételi adatait várhatóan csak az eseményhez szükséges csapatokkal való kommunikációhoz használják fel. Ezeket az információkat nem szabad megosztani másokkal, vagy más célra felhasználni.
Digitális versenynaplók
Az eseménypartner dönthet úgy, hogy a csapatok beküldik notebookjaik digitális másolatait. Minden csapatnak fel kell töltenie és be kell küldenie egy megosztható linket a RobotEventsbe a csapat elsődleges edzői fiókjával. Az eseménypartnerek letölthetik az összes beküldött jegyzetfüzet hivatkozását a „Regisztrált csapatok” kiválasztásával, és a „Digitális mérnöki jegyzetfüzetek hivatkozási jelentésének letöltése CSV-fájlként” jelentés használatával a képernyő tetején.