Megrendelés leadása

Ez a cikk leírja a beszerzési rendelés (PO) minimális tartalmát a REC Foundation felé történő fizetés koordinálásához, bemutatja a beszerzési rendelés leadásának módjait, és részletezi a beszerzési rendelés állapotának ellenőrzését.

Kötelező dolgok

• Eladó neve: REC Alapítvány
• Cím: 1519 I-30 West, Greenville, TX 75402
• Címzett neve
• Címzett címe (ahová a RECF küldi a számlát)
• Szállítási cím (ha eltér a címzett címétől)
• Dollár összeg
• Aláírás (elektronikus vagy írásos)

Ha a fenti elemek valamelyike ​​hiányzik, a REC Foundation Accounting e-mailt küld a RobotEvents számlatulajdonosnak és/vagy a vásárlási megrendelés feladójának, tájékoztatja őket arról, hogy mi hiányzik, és felkéri őket a vásárlási megrendelés javítására és újbóli benyújtására. A REC Alapítvány több számlára is képes általános beszerzési megrendeléseket elfogadni, de a fenti követelmények továbbra is érvényesek.

A benyújtás módjai

A beszerzési megrendeléseket a Számvitelhez az alábbi elérhetőségeken lehet leadni: 

• Feltöltés a rendeléshez a RobotEventsben (preferált módszer)
  1. Jelentkezzen be RobotEvents.com fiókjába.
  2. Válassza a „Saját fiók” lehetőséget a menüsor jobb oldalán.
  3. A bal oldali menüből válassza a "Megrendeléseim" lehetőséget.
  4. Válassza ki a rendelést a kapott listából.
  5. Görgessen a rendelési oldal aljára, és töltse fel Megrendelésének másolatát a Fájl feltöltése / Fájl kiválasztása felületen.
• E-mail a accounting@recf.org címre
• Fax: 214-481-6335
• Postai levél

Feldolgozás

• A vásárlási rendelések feldolgozása érkezési sorrendben történik. A beszerzési rendeléseket általában a beérkezéstől számított 48 órán belül alkalmazzák.
• Amint beérkezett egy beszerzési megrendelés, és azt alkalmazták a RobotEvents megrendelésben, egy másolatot elmentünk a belső hálózatunkra. 
• A REC Foundation Accounting e-mailben elküldi a számlát és a W-9 másolatát a RobotEvents számlatulajdonosnak és a RobotEvents-fiókjában megadott pénzügyi kapcsolattartójának, vagy egy e-mail-címre, amely a tényleges PO-n található.

Állapot

• Amikor egy RobotEvents számlatulajdonos megrendelést hoz létre, az „Nem fizetett” állapotú.
• Miután a beszerzési rendelést elszámolással alkalmazták, a „PO Processing” feliratra változik. Ez így marad a befizetés beérkezéséig és alkalmazásáig, majd átvált a „Kifizetett” állapotra.

Legjobb gyakorlatok

Nagyra értékeljük, ha a megrendelés és/vagy a számlaszám olvashatóan szerepel a megrendelésben. Ez segít a REC Alapítvány Számviteli Osztályának abban, hogy a beszerzési rendelést a megfelelő rendelésre alkalmazza anélkül, hogy e-mailt, telefont stb. kellene küldenie az információ megszerzéséhez. Ezzel sok időt takaríthat meg a Számviteli Osztály, és gyorsabban teljesíthető a beszerzési rendelés!