Guide de jugement : préparation et exécution d'un événement

Aperçu

Le processus de préparation au jugement doit être pris en compte dès les premières étapes de la planification de l’événement. Le succès du jugement lors d'un événement nécessite une coordination entre le partenaire de l'événement, le conseiller du juge et les juges bénévoles. La taille de l'événement, le nombre de prix décernés, le programme de l'événement et le recrutement des bénévoles ont tous un impact sur le processus de jugement.

Avant l'événement – ​​Tâches par rôle

Partenaire de l'événement

• Recrutez un juge-conseiller qualifié qui n’aura aucun conflit d’intérêts avec les équipes présentes à l’événement.
• Collaborer avec le juge-conseiller pour recruter et sélectionner les juges bien à l'avance afin de garantir qu'il y a suffisamment de juges pour répondre aux besoins de l'événement.
• Assurez-vous qu'il y a une salle sécurisée et calme avec un espace suffisant pour que le personnel des juges puisse délibérer. Seuls le personnel du jury et les bénévoles spécifiquement autorisés pour l'événement doivent avoir accès à cette salle.
• Connaître et comprendre les rôles des juges et du juge-conseiller.
• Assurez-vous que le personnel de jugement dispose du matériel de jugement approprié, notamment des presse-papiers, des stylos, des surligneurs, des notes autocollantes, des copies des documents de jugement actuels tels que des rubriques et des feuilles de prise de notes, ainsi que d'autres éléments nécessaires.Ces documents ne peuvent être modifiés ou remplacés par des versions non officielles.

Juge conseiller

• Doit avoir assisté ou examiné le webinaire de formation des juges et des juges-conseillers
  • Consultez la liste des webinaires à venir sur RobotEvents.com
• N'ayez aucun conflit d'intérêts avec les équipes participant à l'événement.
• Passez en revue avec le partenaire de l'événement les récompenses qui seront offertes lors de l'événement.
• Travailler avec le partenaire de l'événement pour garantir que des juges adéquats sont recrutés et confirmer leur présence et leurs compétences.
• Gérer tout conflit d'intérêt potentiel que les juges individuels peuvent avoir avec les équipes présentes à l'événement.
• Préparez un calendrier de jugement en fonction du nombre d'équipes inscrites et de l'ordre du jour de l'événement.
• Formuler un processus clair sur la manière dont les journaux de compétition seront collectés et jugés.
• Confirmez auprès du partenaire de l'événement que le personnel des juges disposera de tous les supports et documents de jugement appropriés et à jour, y compris les listes d'équipes et les feuilles de match provenant de l'opérateur du gestionnaire de tournoi de l'événement. Ces documents ne peuvent être modifiés ou remplacés par des versions non officielles.

Juge

• Consultez la vidéo et la description du jeu pour comprendre les principes fondamentaux du jeu auquel les équipes joueront.
• Communiquer tout conflit d'intérêts potentiel qu'ils pourraient avoir avec les équipes présentes à l'événement avec le juge-conseiller.
• Il est recommandé d'assister et/ou de réviser le webinaire de formation des juges et des juges-conseillers.
  • Consultez la liste des webinaires à venir sur RobotEvents.com
• Familiarisez-vous avec le matériel de jugement actuel, y compris la documentation officielle du jugement, les rubriques et les descriptions des récompenses. Ces documents ne peuvent pas être modifiés ou remplacés par des versions non officielles.

Jour de l'événement – ​​Tâches par rôle

Partenaire de l'événement

• Assurez-vous que le personnel de jugement dispose de tout le matériel nécessaire et a accès à la salle de jugement sécurisée.
• Communiquer tout changement d’horaire au juge-conseiller
• Les partenaires de l'événement ne peuvent pas recommander ou attribuer des récompenses jugées à une équipe.Ils peuvent recommander ou attribuer des récompenses décernées à des individus, comme le prix du bénévole de l'année.
• Le partenaire de l'événement doit effectuer une vérification finale pour s'assurer qu'aucune équipe ne reçoit plus d'une récompense jugée. Si une équipe s'est vu attribuer plusieurs récompenses jugées, le partenaire de l'événement doit consulter le juge-conseiller pour rectifier la situation.

Juge conseiller

• Passez en revue le processus de jugement avec les juges avant le début de l’événement et répondez à toutes leurs questions.
• Examiner la liste des journaux de compétition soumis.
• Assurez-vous que les juges signent sur la feuille d’enregistrement des bénévoles juge
• Jugez en groupe et attribuez à chaque groupe un sous-ensemble d’équipes à interviewer, en gérant les conflits d’intérêts potentiels. Cela peut être fait avant l'événement. Les juges ne devraient pas être placés dans une position d'entretien ou de délibération pour des équipes avec lesquelles ils ont un tel conflit.
• Affectez des juges ayant des relations préexistantes les uns avec les autres, ou ayant des antécédents similaires, à différents groupes de juges afin que les équipes interagissent avec des juges ayant des perspectives et des antécédents différents.
• Gérez le temps et assurez-vous que les groupes de juges suivent le rythme pour interviewer toutes les équipes dans les délais.
• Diriger les délibérations pour les récompenses jugées
• Recueillir les notes de terrain destinées aux juges auprès du personnel de l'événement avant les délibérations finales.
• Enregistrez les résultats de toutes les récompenses jugées et communiquez la liste des gagnants au partenaire de l'événement et à l'opérateur du gestionnaire de tournoi.
• Demandez à l'opérateur du Tournament Manager d'imprimer les scripts de récompense à utiliser lors de la cérémonie de remise des prix.
• Maintenir la confidentialité de toutes les délibérations et discussions des juges. Les équipes ne doivent recevoir aucun retour du juge-conseiller, et les partenaires de l'événement ne doivent pas non plus recevoir d'informations spécifiques discutées par les juges, à l'exception du signalement de violations du code de conduite.
• Rassemblez tous les documents de jugement pour garantir la confidentialité. Après l’événement, ces matériaux devraient être détruits.
• Assurer le processus de retour de tous les carnets de compétition aux équipes, le cas échéant

Juge

• Réaliser une ou plusieurs tâches selon les besoins de l'événement, notamment :
  • Évaluer les journaux de compétition à l’aide de la rubrique Carnets de compétition
  • Interviewer les équipes dans les zones des stands et évaluer à l’aide de la rubrique d’entretien d’équipe
  • Observez les équipes en compétition.
  • Remise des récompenses aux équipes lors de la cérémonie de remise des prix
  • Communiquer tout conflit d'intérêts potentiel avec les équipes présentes au juge-conseiller.
• Délibérer avec les juges sous la direction du juge-conseiller pour attribuer les lauréats en suivant les directives de la documentation officielle du jugement.
• Remettez toutes les notes de jugement et les rubriques au juge-conseiller.
• Maintenir la confidentialité de toutes les délibérations et discussions des juges. Les équipes ne doivent recevoir aucun retour des juges en dehors des encouragements positifs et des remerciements à la fin de leur entretien.

Chronologie typique d'un événement en personne

Le tableau ci-dessous est un exemple de la façon dont le processus de jugement en personne pourrait fonctionner en parallèle avec le reste du programme de compétition lors d'un événement typique d'une journée.

Si le jugement à distance est effectué, les évaluations des journaux de compétition et/ou les premiers entretiens de l'équipe seront effectués avant l'événement. Voir le Guide du jugement : Jugement à distance pour plus de détails.

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