Cómo enviar una orden de compra

Este artículo describe el contenido mínimo de una orden de compra (PO) para coordinar el pago a la Fundación REC, proporciona formas de enviar una orden de compra y detalla cómo verificar el estado de su orden de compra.

Debe tener

• Nombre del proveedor: Fundación REC
• Dirección: 1519 I-30 Oeste, Greenville, TX 75402
• Nombre del destinatario
• Dirección del destinatario (donde RECF debe enviar la factura)
• Dirección de envío (si es diferente de la dirección del destinatario)
• Monto en dólares
• Firma (electrónica o escrita)

Si falta uno de los elementos anteriores, REC Foundation Accounting enviará un correo electrónico al titular de la cuenta de RobotEvents y/o al remitente de la orden de compra, le informará sobre lo que falta y le pedirá que corrija y vuelva a enviar la orden de compra. La Fundación REC puede aceptar órdenes de compra abiertas para múltiples facturas, pero los requisitos anteriores aún se aplican.

Métodos de presentación

Las órdenes de compra pueden enviarse a Contabilidad mediante: 

• Subir al pedido en RobotEvents (método preferido)
  1. Inicie sesión en su cuenta de RobotEvents.com.
  2. Elija "Mi cuenta" en el lado derecho de la barra de menú.
  3. Elija "Mis pedidos" en el menú del lado izquierdo.
  4. Seleccione el pedido de la lista resultante.
  5. Desplácese hasta la parte inferior de la página del pedido y cargue una copia de su orden de compra a través de la interfaz Cargar archivo/Elegir archivo.
• Correo electrónico a contabilidad@recf.org
• Fax: 214-481-6335
• Apartado Postal

Procesando

• Las órdenes de compra se procesan por orden de llegada. Las órdenes de compra generalmente se aplican a pedidos dentro de las 48 horas posteriores a su recepción.
• Una vez que se recibe una orden de compra y se aplica a la orden de RobotEvents, se guarda una copia en nuestra red interna. 
• REC Foundation Accounting enviará por correo electrónico la factura y una copia de nuestro W-9 al titular de la cuenta de RobotEvents y a su contacto financiero que figura en su cuenta de RobotEvents, o a una dirección de correo electrónico disponible en la orden de compra real.

Estado

• Cuando el titular de una cuenta de RobotEvents crea un pedido, éste se encuentra en estado "No pagado".
• Una vez que la orden de compra ha sido aplicada por contabilidad, cambia a "Procesamiento de PO". Permanecerá así hasta que se haya recibido y aplicado el pago, y luego cambiará al estado "Pagado".

Mejores prácticas

Se agradece tener incluido de forma legible el número de pedido y/o factura en la orden de compra. Esto ayuda al Departamento de Contabilidad de la Fundación REC a aplicar la orden de compra al pedido correcto sin tener que enviar un correo electrónico, llamar, etc. para obtener esta información. ¡Esto le ahorra mucho tiempo al Departamento de Contabilidad y permite que las órdenes de compra se procesen más rápido!