কিভাবে একটি ক্রয় আদেশ জমা দিতে হয়

এই নিবন্ধটি REC ফাউন্ডেশনে অর্থ প্রদানের সমন্বয় করতে একটি ক্রয় আদেশের (PO) ন্যূনতম বিষয়বস্তু বর্ণনা করে, একটি ক্রয় আদেশ জমা দেওয়ার উপায় প্রদান করে এবং কীভাবে আপনার ক্রয় আদেশের স্থিতি পরীক্ষা করতে হয় তার বিশদ বিবরণ দেয়৷

Haves আবশ্যক

• বিক্রেতার নাম: REC ফাউন্ডেশন
• ঠিকানা: 1519 I-30 West, Greenville, TX 75402
• প্রাপকের নাম
• প্রাপকের ঠিকানা (যেখানে RECF বিল পাঠাতে হবে)
• শিপিং ঠিকানা (যদি প্রাপকের ঠিকানা থেকে ভিন্ন)
• ডলারের পরিমাণ
• স্বাক্ষর (ইলেক্ট্রনিক বা লিখিত)

উপরের আইটেমগুলির মধ্যে একটি অনুপস্থিত থাকলে, REC ফাউন্ডেশন অ্যাকাউন্টিং রোবট ইভেন্টস অ্যাকাউন্টধারক এবং/অথবা ক্রয় আদেশের প্রেরককে ইমেল করবে, কি অনুপস্থিত রয়েছে সে সম্পর্কে তাদের পরামর্শ দেবে এবং ক্রয় আদেশটি সংশোধন করতে এবং পুনরায় জমা দিতে বলবে। REC ফাউন্ডেশন একাধিক চালানের জন্য কম্বল ক্রয়ের অর্ডার গ্রহণ করতে পারে, কিন্তু উপরের প্রয়োজনীয়তাগুলি এখনও প্রযোজ্য।

জমা দেওয়ার পদ্ধতি

ক্রয় আদেশ অ্যাকাউন্টিং-এ জমা দেওয়া যেতে পারে: 

• রোবট ইভেন্টে অর্ডারে আপলোড করা হচ্ছে (পছন্দের পদ্ধতি)
  1. আপনার RobotEvents.com অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন।
  2. মেনু বারের ডান দিকে "আমার অ্যাকাউন্ট" নির্বাচন করুন।
  3. বাম দিকের মেনু থেকে "আমার আদেশ" নির্বাচন করুন।
  4. ফলাফল তালিকা থেকে অর্ডার নির্বাচন করুন.
  5. অর্ডার পৃষ্ঠার নীচে স্ক্রোল করুন এবং আপলোড ফাইল / ফাইল ইন্টারফেসের মাধ্যমে আপনার ক্রয় আদেশের একটি অনুলিপি আপলোড করুন।
• accounting@recf.org-এ ইমেল করুন
• ফ্যাক্স: 214-481-6335
• পোস্টাল মেইল

প্রক্রিয়াকরণ

• আগে আসলে আগে পাবেন ভিত্তিতে ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়া করা হয়। ক্রয় আদেশ সাধারণত প্রাপ্তির 48 ঘন্টার মধ্যে অর্ডার প্রয়োগ করা হয়.
• একবার ক্রয় আদেশ প্রাপ্ত হলে এবং রোবট ইভেন্টস অর্ডারে প্রয়োগ করা হলে, একটি অনুলিপি আমাদের অভ্যন্তরীণ নেটওয়ার্কে সংরক্ষিত হয়। 
• REC ফাউন্ডেশন অ্যাকাউন্টিং চালান এবং আমাদের W-9 এর একটি অনুলিপি RobotEvents অ্যাকাউন্ট ধারককে এবং তাদের RobotEvents অ্যাকাউন্টে তালিকাভুক্ত তাদের আর্থিক যোগাযোগ বা প্রকৃত PO-তে উপলব্ধ একটি ইমেল ঠিকানা ইমেল করবে।

স্ট্যাটাস

• যখন একজন RobotEvents অ্যাকাউন্ট ধারক একটি অর্ডার তৈরি করে তখন এটি একটি "অপেইড" অবস্থায় থাকে।
• একবার ক্রয় আদেশ অ্যাকাউন্টিং দ্বারা প্রয়োগ করা হলে এটি "PO প্রসেসিং" এ পরিবর্তিত হয়। অর্থপ্রদান গ্রহণ এবং প্রয়োগ না হওয়া পর্যন্ত এটি সেইভাবেই থাকবে এবং তারপরে "প্রদেয়" স্থিতিতে পরিবর্তন হবে।

সেরা অনুশীলন

ক্রয় আদেশে অর্ডার এবং/অথবা চালান নম্বর সুস্পষ্টভাবে অন্তর্ভুক্ত করা প্রশংসা করা হয়। এটি REC ফাউন্ডেশন অ্যাকাউন্টিং বিভাগকে এই তথ্য পেতে ইমেল, কল ইত্যাদি ছাড়াই সঠিক অর্ডারে ক্রয় আদেশ প্রয়োগ করতে সহায়তা করে। এটি অ্যাকাউন্টিং বিভাগের অনেক সময় সাশ্রয় করে এবং ক্রয় আদেশ দ্রুত প্রক্রিয়া করার অনুমতি দেয়!