توضح هذه المقالة الحد الأدنى من محتويات أمر الشراء (PO) لتنسيق الدفع لمؤسسة REC، وتوفر طرقًا لإرسال طلب الشراء، وتفاصيل كيفية التحقق من حالة طلب الشراء الخاص بك.
يجب أن تملكه
- اسم البائع: مؤسسة REC
- العنوان: 1519 I-30 ويست، جرينفيل، تكساس 75402
- اسم المستلم
- عنوان المستلم (حيث يجب على RECF إرسال الفاتورة إليه)
- عنوان الشحن (إذا كان مختلفًا عن عنوان المستلم)
- المبلغ بالدولار
- التوقيع (إلكتروني أو كتابي)
إذا كان أحد العناصر المذكورة أعلاه مفقودًا، فستقوم REC Foundation Accounting بإرسال بريد إلكتروني إلى صاحب حساب RobotEvents و/أو مرسل طلب الشراء، لإبلاغهم بما هو مفقود، وتطلب منهم تصحيح طلب الشراء وإعادة إرساله. يمكن لمؤسسة REC قبول طلبات الشراء الشاملة لفواتير متعددة، ولكن المتطلبات المذكورة أعلاه لا تزال سارية.
طرق التقديم
يمكن تقديم أوامر الشراء إلى المحاسبة عن طريق:
- التحميل إلى الطلب في RobotEvents (الطريقة المفضلة)
- قم بتسجيل الدخول إلى حساب RobotEvents.com الخاص بك.
- اختر "حسابي" على الجانب الأيمن من شريط القائمة.
- اختر "طلباتي" من القائمة الموجودة على الجانب الأيسر.
- حدد الطلب من القائمة الناتجة.
- قم بالتمرير إلى أسفل صفحة الطلب، وقم بتحميل نسخة من طلب الشراء الخاص بك من خلال واجهة تحميل ملف / اختيار ملف.
- أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى account@recf.org
- فاكس: 214-481-6335
- بريد عادي
يعالج
- تتم معالجة طلبات الشراء على أساس من يأتي أولاً يخدم أولاً. يتم تطبيق أوامر الشراء عمومًا على الطلبات خلال 48 ساعة من استلامها.
- بمجرد استلام طلب الشراء وتطبيقه على طلب RobotEvents، يتم حفظ نسخة على شبكتنا الداخلية.
- ستقوم REC Foundation Accounting بإرسال الفاتورة ونسخة من W-9 عبر البريد الإلكتروني إلى صاحب حساب RobotEvents وجهة الاتصال المالية المدرجة في حساب RobotEvents الخاص به، أو عنوان بريد إلكتروني متاح في أمر الشراء الفعلي.
حالة
- عندما يقوم صاحب حساب RobotEvents بإنشاء طلب، يكون في حالة "غير مدفوع".
- بمجرد تطبيق أمر الشراء عن طريق المحاسبة، فإنه يتغير إلى "معالجة أمر الشراء". وسيبقى الأمر على هذا النحو حتى يتم استلام الدفعة وتطبيقها، ثم التغيير إلى الحالة "مدفوع".
أفضل الممارسات
إن إدراج رقم الطلب و/أو رقم الفاتورة بشكل واضح في أمر الشراء هو أمر موضع تقدير. يساعد ذلك قسم المحاسبة في مؤسسة REC على تطبيق أمر الشراء على الطلب الصحيح دون الحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني أو الاتصال وما إلى ذلك للحصول على هذه المعلومات. وهذا يوفر على قسم المحاسبة الكثير من الوقت ويسمح بمعالجة أوامر الشراء بشكل أسرع!